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只需四步,CSpace 轻松批量导入数据

2018-10-24 17:23 管理员 次阅读 条评论

CSpace 中提供了多种导入数据的方式,在我们前面的推送中,遇到了两种批量导入的场景:批量导入用户批量导入 iSwitch 中的数据,我们也介绍过如何手动提交一条数据,今天我们就来了解一下最纯粹的一种批量提交数据方式:CSpace 中的批量导入功能


一句话概括这个功能:批量导入允许管理员使用 Excel 表格的形式,一次性导入多条数据。这个功能集成在后台“管理控制区”-“数据管理”-“批量导入”之下,一起去看看吧!


登录管理员账号,依次进入“管理控制区”-“数据管理”-“批量导入”,我们看到的是一个十分简洁的导入界面:


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在界面最上方,是一次导入的步骤图,可以看到,一次导入流程共分为“选择专题”,“上传文件”,“数据格式检查”以及“执行导入”四个步骤,把鼠标放在这四个关键点上,会出现一个悬浮框,其中是该步骤的介绍文字。 


下面我们就跟着这四个步骤一探究竟吧。


在导入之前,我们需要到“元数据及模板管理”-“模板定制”下下载要导入文献类型的数据模板文件(也就是一张 Excel 表格,在CSpace 中的模板定制一节我们已经详细介绍过),下载好之后,我们按照表格中的字段要求,将数据依次准备好,之后,可以开始导入。


对于在模板中补充数据,有几点需要说明:


1. 必填项不能为空,也就是表格中标红的字段

2. 可选字段值必须在第二列的提供的字段值中选择填写,例如产权排序一项,可选值有1,2,3,4,5,6,7,8

3. 作者单位:作者单位允许多值,多值间使用英文分号分隔,每个作者单位名称前加包含英文小括号的单位序号。如:“(1)中国科学院大学;(2)中国科学院兰州文献情报中心”。仅有一个作者单位时也可以不加单位序号。


填写作者单位后,应修改“作者”列数据,在作者姓名后加对应的作者单位序号,用以建立作者和作者单位之间的对应关系,一个作者可以对应多个作者单位。如:“张三(1,2);李四(1)”。仅有一个作者单位时也可以不加单位编号。


4. 日期格式:日期格式为“年-月-日”,比如,2011-1-18、2011-01、2011-1、2011等。


5. 项目信息:允许多值(多值间使用英文分号分隔);若填写项目信息,填写格式:项目名称#项目编号#项目资助者;项目名称##项目资助者。其中#为分隔符,相应信息为空时不能省略。


6. 全文列规范:若要在导入作品元数据的同时导入其对应的全文,请在此行全文列输入全文文件名。需要将全文文件保存到与xls同级的目录中,导入时将Excel与全文同时上传。

7. 如果在表格中填写了“专题”一项,在导入第一步选择专题之后,可以勾选“采用模板中指定的专题”将该条目导入到你填写的专题之下。


第一步,选择专题,这里要进行的操作有,选择要导入的文献类型、要导向的目标专题,我们看到,在下面还有一个复选框选项:“根据题名匹配全文”。当它被选中时,导入条目过程中会根据你填写的题名查找导入文件同级目录下的同名全文数据自动导入。


第二步,上传文件。进入第二步界面之后,点击已上传文件列表下面的上传新文件,点击“上传”按钮,选择准备好的文件,确定之后文件会被上传,上传完成之后,点击“下一步”。

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第三步,这一步的目的是检查你上一步上传的 Excel 文件,系统会根据Excel题名自动匹配字段,如果匹配不到的可以进行手动匹配;数据校验完毕后,填写导入起始行。

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第四步,执行导入操作。


执行导入前需要选择是否查重,防止将重复的数据导入系统;查重方式,根据特定属性判断是否有重复;重复条目元数据,处理重复数据,有跳过、增量更新、整体覆盖三种情况;重名条目全文,可选项有跳过、替换同名全文、清空后新增三个选项;不存在的条目,可操作选项有新增、跳过;全文许可,选择为条目匹配的全文许可协议;同时可选择将全文转换为PDF、加水印操作;选择好之后点击导入按钮,执行导入操作。

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稍等片刻,数据成功导入到系统。


以上就是一次完整的导入过程,流程比较清晰,主要来讲,需要填写的导入数据准确,并且不能任意篡改表格中的数据字段,严格按照模板提供的字段走,就不会有问题的。


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